Project: migratie Saxo

Van Saxo naar AFS: wat betekent de overgang voor u?

In gesprek met Jochem Donker over de komende overgang van depotbank en hoe Ostrica ervoor zorgt dat u daar zo min mogelijk van merkt.

Ostrica werkt met verschillende gerenommeerde en ervaren depotbanken voor het aanhouden en administreren van de beleggingsrekeningen van haar relaties. Saxo Bank en IQ-EQ vervullen hierin momenteel een belangrijke rol.

De komende periode bouwen wij onze samenwerking met Saxo gefaseerd af. AFS Execution Services neemt binnen onze bewaarstructuur de functie van Saxo over. Het merendeel van de betreffende Saxo-rekeningen wordt daarom overgeheveld naar AFS. Voor een kleinere groep relaties kan, afhankelijk van de bestaande situatie, een overheveling naar IQ-EQ passender zijn.
Voor onze relaties moet deze verandering vooral eenvoudig zijn. Ostrica blijft uw vermogensbeheerder, uw beleggingsstrategie verandert niet en uw bestaande beleggingen worden niet verkocht. De beleggingen worden één-op-één overgeheveld naar de nieuwe depotbank.
Daarmee blijft u belegd en voorkomen we koersrisico dat zou ontstaan wanneer beleggingen voor de migratie eerst verkocht en later opnieuw aangekocht zouden moeten worden.

Achter de schermen vraagt dat om een omvangrijke en zorgvuldige operatie. Voor u verandert er uiteindelijk weinig: dezelfde vermogensbeheerder, dezelfde portefeuille en dezelfde beleggingsstrategie, maar een andere depotbank en een nieuw administratief rekeningnummer.

We spreken hierover met Jochem Donker, vanuit Ostrica verantwoordelijk voor de operationele begeleiding van de overgang.

Waarom kiest Ostrica voor deze verandering?

“Wij kijken regelmatig kritisch naar de partijen waarmee we samenwerken en of onze infrastructuur nog aansluit bij de dienstverlening die wij onze relaties willen bieden.
Ostrica wil zich kunnen richten op waar wij goed in zijn: het actief beheren van vermogen, waarbij we menselijke expertise combineren met onze kwantitatieve modellen en streven naar een optimaal rendement binnen een aanvaardbaar risico. De infrastructuur daaromheen moet dat ondersteunen.
Vanuit die afweging hebben we besloten de functie die Saxo momenteel binnen onze bewaarstructuur vervult, gefaseerd onder te brengen bij AFS Execution Services.”

Betekent dit dat Ostrica voortaan alleen met AFS werkt?

“Nee. Ostrica werkt bewust met verschillende depotbanken.
AFS neemt specifiek de functie van Saxo over. IQ-EQ blijft daarnaast onderdeel van onze bewaarstructuur.
Het merendeel van de betreffende Saxo-rekeningen wordt overgeheveld naar AFS. Voor een kleinere groep is het vanwege de bestaande situatie logischer om de rekening bij IQ-EQ onder te brengen.
U hoeft zelf niet te bepalen welke route op uw rekening van toepassing is. Wij beoordelen dit en informeren u daar persoonlijk over.”

Wat verandert er voor mij als cliënt?

“Zo min mogelijk.

Ostrica blijft uw vermogensbeheerder. Uw overeengekomen beleggingsprofiel en onze beleggingsstrategie veranderen niet doordat uw rekening bij een andere depotbank wordt aangehouden.
Uw bestaande beleggingen worden één-op-één overgeheveld. Wat u na de overgang voornamelijk ziet veranderen, is de naam van de depotbank en het bijbehorende administratieve rekeningnummer.
Dat is precies onze doelstelling: achter de schermen is dit een omvangrijke operatie, maar voor onze relaties willen we de overgang zo geruisloos mogelijk laten verlopen.”

Worden mijn beleggingen verkocht bij de overgang?

“Nee. Dit is juist een van de belangrijkste uitgangspunten van onze aanpak.
We kiezen bewust voor een overheveling van de bestaande beleggingen. De portefeuille wordt dus niet eerst verkocht om vervolgens bij de nieuwe depotbank opnieuw te worden aangekocht.
Hiermee voorkomen we koersrisico als gevolg van de migratie.

Wanneer we de beleggingen eerst zouden verkopen en later opnieuw zouden aankopen, zou u tijdelijk uit de markt zijn. In die periode kunnen koersen bewegen, waardoor dezelfde beleggingen mogelijk tegen andere prijzen moeten worden teruggekocht.
Dat willen we voorkomen. Daarom worden alle bestaande beleggingen één-op-één overgeheveld, samen met het aanwezige geldsaldo. U blijft daarmee belegd.
Na de overgang ziet u dezelfde portefeuille terug. Ostrica beheert nog steeds uw vermogen en uw beleggingsstrategie blijft leidend. Wat verandert, is de depotbank en het administratieve rekeningnummer dat daarbij hoort.
Achter de schermen vraagt dat om veel voorbereiding en afstemming. Die complexiteit is echter van ons, niet van u.”

Waarom kiest Ostrica ervoor om dit stap voor stap te doen?

“Onze hoogste prioriteit is een tijdige, zorgvuldige en zo geruisloos mogelijke overheveling van uw rekening, beleggingen en aanwezige geldsaldo.
We willen onze relaties daarbij zoveel mogelijk ontzorgen. Daarom vragen we tijdens de overgang alleen om informatie en handelingen die daadwerkelijk noodzakelijk zijn.
Voor cliënten die naar AFS overgaan betekent dit op dit moment één concrete actie: het controleren en ondertekenen van de documenten die u digitaal van ons ontvangt.
Daarna nemen wij het proces weer van u over.”

Wat wordt er nu van mij verwacht?

“Wanneer uw Saxo-rekening naar AFS wordt overgebracht, ontvangt u een digitaal verzoek om de documenten te ondertekenen die noodzakelijk zijn om de nieuwe rekening in te richten en de overheveling mogelijk te maken.
We proberen dat zo eenvoudig mogelijk voor u te maken. Waar we gegevens al hebben en vooraf voor u kunnen invullen, doen we dat. Wat wij zelf kunnen voorbereiden, willen we niet onnodig opnieuw bij u neerleggen.
U hoeft de gegevens en documenten alleen goed te controleren en binnen de aangegeven termijn te ondertekenen.
Dat is de actie die wij op dit moment van u nodig hebben. Daarna nemen wij het proces weer over.”

Ik ontvang een e-mail van no-reply@useblanco.com. Klopt dat?

“Ja. Wanneer uw rekening naar AFS wordt overgebracht, ontvangt u het digitale ondertekenverzoek via onze digitale omgeving vanaf no-reply@useblanco.com.
We benoemen dit bewust, omdat we het juist goed vinden dat relaties kritisch zijn op onverwachte e-mails en links.
Twijfelt u of een bericht daadwerkelijk bij de overgang hoort? Neem dan contact met ons op via overgang@ostrica.nl.
Wanneer uw rekening een ander traject volgt, bijvoorbeeld richting IQ-EQ, informeren wij u afzonderlijk over wat voor uw situatie van toepassing is.”

Waarom kan ik meerdere ondertekenverzoeken ontvangen?

“Dat kan wanneer u meerdere rekeningen heeft of wanneer sprake is van een gezamenlijke rekening.
Iedere rekening moet afzonderlijk correct worden ingericht. Bij een gezamenlijke rekening kan het daarnaast noodzakelijk zijn dat beide rekeninghouders afzonderlijk documenten ondertekenen.
Het is dus mogelijk dat binnen één huishouden meerdere berichten binnenkomen. Twijfelt u welk verzoek bij welke rekening hoort? Neem dan gerust contact met ons op.”

Wat gebeurt er nadat ik heb ondertekend?

“Na ondertekening hoeft u geen verdere actie te ondernemen voor de overgang.
Wij verzorgen vanaf dat moment de verdere voorbereiding en uitvoering van de overheveling. Vervolgens informeren wij u tijdig over de praktische zaken die voor uw rekening veranderen, waaronder uw nieuwe rekeninggegevens.

U hoeft het migratieproces niet zelf te bewaken. Dat doen wij voor u.”

Wanneer vindt de overgang plaats?

“We voeren de overgang gefaseerd uit. Daarmee kunnen we de rekeningen gecontroleerd voorbereiden, overhevelen en vervolgens controleren of alles correct is verwerkt.
Welke planning precies op uw rekening van toepassing is, communiceren wij persoonlijk.
Voor u is vooral belangrijk dat u niet ons hele project hoeft te kennen of te volgen. U hoeft alleen te weten wanneer wij iets van u nodig hebben. Het bewaken van de overgang is onze verantwoordelijkheid.”

Waarom kan Ostrica na de overgang toch nog aanvullende informatie bij mij opvragen?

“Onze eerste prioriteit is nu de overgang zelf. Onze verantwoordelijkheid als vermogensbeheerder stopt natuurlijk niet zodra een rekening technisch is overgezet.
Vanuit onze zorgplicht moeten we ervoor zorgen dat de informatie die noodzakelijk is voor onze dienstverlening voldoende actueel en volledig is. Daarom kunnen wij na de overgang nog gericht contact met u opnemen wanneer bepaalde informatie is verouderd of ontbreekt.
Dat staat los van de migratie zelf. We kiezen er bewust voor om niet alles tegelijkertijd bij u neer te leggen: eerst de rekening en portefeuille goed overhevelen, daarna alleen waar nodig aanvullende zaken oppakken.”

Verandert mijn beleggingsstrategie door de overgang?

“Nee.

De depotbank vormt de infrastructuur waarbinnen uw beleggingsrekening wordt aangehouden. Ostrica blijft verantwoordelijk voor het vermogensbeheer.
Uw overeengekomen beleggingsprofiel en onze beleggingsstrategie blijven leidend. Wij blijven doen waarvoor onze relaties voor Ostrica kiezen: actief vermogensbeheer waarbij onze beleggingsspecialisten menselijke expertise combineren met kwantitatieve modellen, met als doel een optimaal rendement tegen een aanvaardbaar risico.
De overgang naar een andere depotbank verandert daar niets aan.”

Hoe zit het met de kosten bij de nieuwe depotbank?

“Voor de administratieve migratie zelf brengen wij geen afzonderlijke migratiekosten in rekening.
Binnen de betreffende dienstverlening bij zowel AFS als IQ-EQ geldt een all-in tarief van 0,25% per jaar.
Voor ons gaat de keuze voor de partijen waarmee wij samenwerken echter om meer dan kosten. Betrouwbaarheid, ervaring, kwaliteit van dienstverlening, operationele inrichting en de aansluiting op onze manier van vermogensbeheer zijn minstens zo belangrijk.”

Hoe zit het met de veiligheid van mijn vermogen?

“De partijen waarmee wij het vermogen van onze relaties onderbrengen, selecteren we zorgvuldig.
Ostrica werkt met gerenommeerde en ervaren financiële partijen. Dat geldt voor AFS en IQ-EQ, maar ook voor de andere depotbanken en financiële instellingen waarmee wij samenwerken.
We kijken daarbij onder andere naar toezicht, vermogensscheiding, operationele inrichting, continuïteit en ervaring. AFS staat onder toezicht van de AFM en DNB.
Een depotbank is voor ons geen willekeurige administratieve schakel, maar een belangrijk onderdeel van de totale dienstverlening aan onze relaties.”

Kan er tijdens zo’n grote overgang iets misgaan?

“Bij een operatie van deze omvang zijn veel rekeningen, systemen en partijen betrokken. Juist daarom bereiden we de overgang zorgvuldig voor en controleren we zowel vóór als na de overheveling of alles correct is verwerkt.
Ons doel is een zo geruisloos mogelijke overgang, waarbij uw beleggingen één-op-één worden overgeheveld en u belegd blijft.
Mocht ergens aanvullende aandacht nodig zijn, dan willen we dat zo snel mogelijk signaleren en oplossen. Wij bewaken het proces, zodat u dat niet zelf hoeft te doen.”

Kan ik tijdens de overgang gewoon bij Ostrica terecht?

“Natuurlijk. De overgang verandert niets aan onze persoonlijke dienstverlening.
Voor vragen die specifiek betrekking hebben op de overgang hebben we overgang@ostrica.nl ingericht.
Twijfelt u over een e-mail, begrijpt u een document niet of wilt u weten wat de overgang specifiek voor uw rekening betekent? Neem dan contact met ons op.
We hebben liever dat u ons één keer extra belt of mailt dan dat u met een onbeantwoorde vraag blijft zitten.”

Wanneer is deze overgang voor jou geslaagd?

“Wanneer onze relaties achteraf vooral het gevoel hebben: het is gewoon goed geregeld.
Dat u wist wat u moest doen. Dat wij de rest hebben geregeld. Dat uw beleggingen niet vanwege de overgang zijn verkocht, maar één-op-één zijn overgeheveld. Dat u belegd bent gebleven en Ostrica uw vermogen ondertussen gewoon is blijven beheren.
Achter de schermen is deze overgang omvangrijk. Voor u willen we het tegenovergestelde bereiken:
Dezelfde vermogensbeheerder. Dezelfde beleggingsstrategie. Dezelfde portefeuille. Alleen de depotbank en het bijbehorende administratieve rekeningnummer veranderen.

Dat is voor mij een geruisloze overgang.”

Wat moet u nu doen?

Heeft u bericht ontvangen dat uw Saxo-rekening naar AFS wordt overgebracht en heeft u een digitaal ondertekenverzoek ontvangen vanaf no-reply@useblanco.com? Controleer dan de voor u klaargezette documenten en onderteken deze binnen de termijn die in uw persoonlijke communicatie staat vermeld.
Heeft u de documenten succesvol ondertekend? Dan hoeft u voor de overgang geen verdere actie te ondernemen. Wij nemen het vanaf daar van u over.
Volgt uw rekening een ander traject, bijvoorbeeld richting IQ-EQ? Dan ontvangt u daarover afzonderlijk bericht met de informatie die voor uw situatie relevant is.

Heeft u vragen over de overgang of twijfelt u over een ontvangen bericht? Neem dan contact met ons op via overgang@ostrica.nl.